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Documento – Arquivologia para Concursos

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa. Todo documentos é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, etc…

Documentos de arquivo

São todos os que produzidos e/ ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou informação.

Formam um conjunto orgânicos, refletindo os atos e atividades de seus produtores. É a razão de sua origem ou a razão pelo qual foram produzidos que determina sua condição de documento de arquivos e nã a natureza do suporte ou formato.

Classificação dos documentos de arquivo

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Fases da gestão de documentos – Arquivologia para concursos

As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

Primeira Fase

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Gestão de documentos correntes – Arquivologia para concursos

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão dos documentos correntes.

As atividades de gestão de documentos correntes distribuem-se em quatro setores (ou atividades):

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Avaliação e seleção de documentos – Arquivologia para concursos

Processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e Intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalização do ciclo documental será alcançada com os seguintes objetivos:

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Conservação e preservação de documentos – Arquivologia para concursos

A conservação dos documentos pode ser dividida em duas frentes: a preservação – que é a ação de retardar ou prevenir danos através da manutenção de instalações adequadas – e a restauração de documentos já comprometidos em sua integridade

O papel envelhece, torna-se amarelado, feltroso ou quebradiço de acordo com os agentes agressores a que teve sujeito. Seja qual for a causa do dano, esse sempre recai sobre a celulose.

Os agentes de destruição compreendem os internos e os externos

Agentes internos

Abrangem os elementos provenientes da própria matéria-prima e dos métodos de produção, que causam reações físico-químicas agressivas.

No caso de papéis muito antigos esse problema praticamente não existe pois os papéis feitos de trapo são muito resistentes, contém celulose quase pura e sua conservação por isso é muito boa. Já os feitos de madeira oferecem poucas condições de sobrevivência, em função da má qualidade da matéria-prima e dos resíduos químicos deixados em seu processamento

Agentes externos

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Valoração de documentos – Arquivologia para Concursos

Para a aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores primário e secundário.

Valor primário do documento

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Seleção de documentos – Arquivologia para Concursos

A seleção de documentos é realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:

• eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá e seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras;

• transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário acompanhados da listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final

• recolhimento: envio dos documentos para a instituição arquivística pública acompanhados dos instrumentos de recuperação de informações com vistas à sua guarda permanente e seu acesso ao público

Transferência e recolhimento

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Técnicas de conservação de documentos – Arquivologia para concursos

O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a disponibilização do documento em âmbito nacional.

Monitoramento ambiental

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Prazo de guarda de documentos – Arquivologia para concursos

É o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

• frequência de uso das informações contidas nos documentos:

• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);

• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulalivos) ;

• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).

Atenção especial deve ser dada aos prazos de guarda de documentos abaixo pois eles atualmente estão sendo discutidos no Congresso Nacional e podem mudar de uma hora para outra.

Prazos de guarda de documentos sigilosos pelo decreto 4553/02

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