Métodos de arquivamento – Arquivologia para concursos

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são os seguintes:


 

Básicos

  • alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome;

  • geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país);

  • numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento e numérico-cronológico: quando ao número do documento vier associado a data;

  • ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex)

 

Padronizados

  • variadex;
  • automático;
  • soundex;
  • mnemônico;
  • rôneo

 

Os métodos básicos e padronizados faem parte de dois grandes sistemas: direto e indireto

  • direto: a busca é feita direto no local de guarda do documento, sem o auxílio de índices ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa;

  • indireto: é necessário recorrer a um índice alfabético, remissivo ou a um determinado código. Ex.: numérico

 

Alfabético

Apresenta como vantagens a agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil implantação. Por outro lado as desvantagens são os erros mais constantes de arquivamento

Regras:

  • em nome de pessoa física considera-se o último sobrenome, depois o prenome. Ex.: Marios Barros → Barros, Mario;

  • quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex.: 1) Bonfim, Antonio e 2) Bonfim, Jorge

  • sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Ex.: Castelo Azul, Ricardo; Monte Rosa, Cristina

  • sobrenomes formados pelas palavras santa, santo ou são não se separam. Ex.: Santa Rita, Cidália;

  • as iniciais abreviativas de pronomes tem precedência na classificação dos sobrenomes iguais. Ex.: 1) Cardoso, S. – 2) Cardoso, Samara – 3) Cardoso, Saulo

  • os artigos e as preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados parte integrantes do último sobrenome. Ex.: Alencar, José de

  • os nomes que exprimem grau de parentesco como filho, júnior, neto, sobrinho são considerados parte integrante do ultimo sobrenome mas não são considerados na ordenação alfabética. Ex. 1) Barros Neto, Laura – 2) Barros Filho, Ricardo

  • os graus de parentesco somente serão considerados quando servirem de elemento de distinção. Ex.: 1) Souza Filho, Carolina – 2) Souza Neto, Carolina

  • nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, excetuando-se os casos de nomes espanhóis e orientais. Ex.: Albert, Charles; Loren, Sophia

  • partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do sobrenome quando começando com letra maiúscula. Ex.: Capri, Pepino di; Di Capri, Antonieta

  • nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome (porque corresponde aoda família do pai). Ex.: Lopez Dias, Alfonso

  • nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são ordenados como se apresentam, na ordem direta. Ex.: Ali Mohamed; Deng Yutang

  • nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais deve, ser registrados como se apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e preposições não são considerados na alfabetação. Por essa razão admiti-se colocar os artigos iniciais após o nome, entre parênteses, a fim de facilitar a ordenação. Ex.: Fundação São Martinho; Globo (o)

  • títulos de congressos,conferências, reuniões, assembleias e assemelhados: os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim entre parênteses. Ex.: Congresso de Geografia (IX)

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    Geográfico

    O elemento principal e o local ou a procedência. A busca é feita de forma direta. Tem como vantagens o sistema direto, a ordenação alfabética e ser fácil de usar. Já as desvantagens são o uso de duas classificações – local e nome do correspondente (ou interessado)

    • estado-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabética dos Estados. Ao ordenar por Estado, a capital desse estado dever vir primeiro. Logo depois as cidades são colocadas em ordem alfabética. Ex.: 1) Minas Gerais – Belo Horizonte – Valente, Rodrigo ; 2) Mins Gerais – Araxá – Araújo, Ruth

    • cidade-estado-correspondente: ao ordenar por cidade observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais). Ex.: 1) Areal – Rondônia – Valente, Mario ; 2) Tatua – Acre, Pinto, Tatiana

    • país-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por país a capital dele deve vir primeiro. Logo depois as demais cidades são colocadas em ordem alfabética. Ex.: 1) Portugal – Lisboa – Francisco, Antonio – 2) Portugal – Coimbra – Pinto, |José Maria

     

    Numérico

    Pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento é feita em índice alfabético remissivo – busca primária da informação a fim de localizá-la. Tem como vantagens erros reduzidos de arquivamento. Já a desvantagem é o sistema indireto exigindo pesquisa aos índices

    • numérico simples: prático, não requer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se o registro em livros ou fichas para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento recebe o número da pasta mais um número sequencial (ordem de entrada) facilitando, dessa forma, o seu arquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o número de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com frequência nos arquivos especiais e especializados. Na consulta devemos primeiro recorrer ao índice onomástico

    • numérico cronológico: mais usado em sistemas de protocolo a dotado em repartições públicas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados por ordem cronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando seanula um registro, só se aproveita o número se houver coincidência de datas. Cada documento recebe seu próprio número de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica;

    • Numérico dígito-terminal: o número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um grande volume de documentos, a fim se se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares e lidos da direita para a esquerda. Ex.: dossiê 983.021 (número simples) → 9+8-30-21, sendo 21 grupo primário ou inicial (número da gaveta), 30 grupo secundário (número da guia) e 98 grupo terciário (número atribuído ao documento). No momento de se arquivar s documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário, depois o secundário e por fim o terciário

     

    Ideográfico

    Método básico e por assunto. Os assuntos podem ser ordenados:

    • alfabético: dicionário e enciclopédico

    • numérico: duplex, decimal e unitermo

    Alfabético

    • Dicionário: os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de forma isolada;

    • enciclopédico: existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/ específicos). Os dados são arrumados em rígida ordem alfabética

    Numérico

    • Duplex: a construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma notação numérica. Os temas são divididos em classes e subclasses. Tem com vantagem a abertura ilimitada de classes. Ex.: 1 Arquivo Corrente; 1.1 Documentos usados com frequência; 1.2 Setorial

    • decimal: baseia-se na classificação decimal de “Mevil Dewey”, que divide o saber humano em nove classes principais e uma décima, geral. As classes são subdivididas em subclasses e assim sucessivamente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (um por ponto). A parte interna do número é composta por três algarismos e parte decimal pode ou não existir. As desvantagens do sistema decimal são a limitação de dez classes para a classificação e a necessidade se de prever o desenvolvimento das atividades da organização, bem como preparo e muita atenção do arquivista Ex.:

    • Classes: 0. Geral e 1. Departamento de Pessoal

    • Subdivisão da Classe 1: 100 Departamento de pessoal, 110 Admissão, 111 Exame Médico

    • unitermo: a base desse método é a analogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. Suas características são fichas em ordem alfabética, dez colunas em cada ficha, atribuir assuntos descritores de um termo;

    • nesse sistema utiliza-se para cada documento uma “ficha índice” que nos fornece uma descrição minuciosa dos documentos a que se refere;

    • caso caia uma questão envolvendo esse método a dica é observar quais os números se repetem nas fichas dos diferentes descritores. Esses números serão a resposta para a questão.

     

    Variadex

    É o método alfabético, acrescentando-se cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Ex.: letra O, P, Q – cor azul – no caso de uma arquivamento do tipo Souza Neto, Carolina a cor será azul devido a segunda letra de entrada, o

     

    Automático

      Usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores

     

    Soundex

      Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente

     

    Mnemônico

      Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. É considerado obsoleto.

     

    Rôneo

      Combina letras, números e cores. Está obsoleto

     

    Os métodos automático e soundex não são utilizados nos arquivos brasileiros

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