Arquivologia

Termos usados em arquivos – Arquivologia para Concursos

Os termos abaixo são muito usados em arquivos e costumam aparecer com certa frequência em provas de concursos.

Como não são muitos vale a pena o esforço para entender o que significam e com isso memorizá-los.

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Arquivo permanente – Arquivologia para concursos

As principais atividades de um arquivo permanente são:

• destinação

• arranjo

• descrição e publicação (para facilitar o acesso)

• conservação

• referência (política de acesso)

Os documentos de caráter permanente não podem ser destruídos após a microfilmagem.

É importante atentar para o pronto acima pois ele é frequentemente utilizado como "pegadinha" em provas de concursos públicos.

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Arquivo – Arquivologia para Concursos

É o conjunto de documentos produzidos e/ ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação.

Diferença entre arquivo e biblioteca

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Gestão de Documentos – Arquivologia para concursos

Gestão de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase correntes e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimentos para a guarda permanente. Essa definição é de acordo com a lei 8.159/91.

A Teoria das 3 Idades começou a ser adotada a partir da segunda metade do século XX, nos Estados Unidos e no Canadá, revolucionando as técnicas arquivísticas. Segundo essa teoria, os documentos passam por 3 estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente.

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Métodos de arquivamento – Arquivologia para concursos

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são os seguintes:

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Documento – Arquivologia para Concursos

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa. Todo documentos é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, etc…

Documentos de arquivo

São todos os que produzidos e/ ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou informação.

Formam um conjunto orgânicos, refletindo os atos e atividades de seus produtores. É a razão de sua origem ou a razão pelo qual foram produzidos que determina sua condição de documento de arquivos e nã a natureza do suporte ou formato.

Classificação dos documentos de arquivo

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Fases da gestão de documentos – Arquivologia para concursos

As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

Primeira Fase

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Gestão de documentos intermediários – Arquivologia para Concursos

Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes, eventualmente, deve ser conservada por m período mais longo em função de razões legais ou administrativas, Neste caso, não se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam espaço em locais onde o melro quadrado é extremamente caro.

Os depósitos de armazenagem temporária constituem um alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda documentos intermediários, racionalizando espaço físico, equipamentos a recuperação da informação. A transferência destes documentos para um depósito de arquivamento intermediário reduz à metade os custos de conservação, torna disponíveis espaços dispendiosos reutilizáveis para outros fins, bem como equipamentos que podem ser destinados à gestão de documentos correntes. Além disso, favorece as condições de utilização de tais documentos pela administração pública,

Atividades dos arquivos intermediários

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Gestão de documentos correntes – Arquivologia para concursos

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão dos documentos correntes.

As atividades de gestão de documentos correntes distribuem-se em quatro setores (ou atividades):

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Avaliação e seleção de documentos – Arquivologia para concursos

Processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e Intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalização do ciclo documental será alcançada com os seguintes objetivos:

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